Zeiterfassungsgerät: Informieren vor dem Kauf

Zeiterfassungsgerät gekauft.. und nun?

Manch ein potentieller Käufer einer Zeiterfassung möchte nur die Hardware. Sei es, dass eine Software, vielleicht selbst entwickelt, eine Exceltabelle oder eine Warenwirtschaft die Abrechnung übernehmen soll.
Interessiert man sich nur für die Hardware zur Zeiterfassung so stellt sich die Frage, was benötige ich eigentlich alles? Aus den blumigen Anpreisungen der Anbieter wird man leider oftmals nicht wirklich schlau. Ist das jetzt komplett?

Ehe man allerdings zur Frage der Installation kommt ist es auch sinnvoll sich über die Erfassungstechnik Gedanklen zu machen.

Erkennungstechnik für Zeiterfassungsgeräte

Da dieses Thema zu komplex ist für einen Nebenartikel haben wir einen eigenenBeitrag dafür geschrieben:
Erkennungstechnik in der Zeiterfassung

Um ein Zeiterfassungsgerät praxisnah in Betrieb nehmen zu können, benötigen Sie einiges an Zubehör und Software. Nichts ist nerviger, als wenn man bei der Installation wegen einer Schraube oder eines Dübels zum Baumarkt fahren muß.

Notwendiges Zubehör

Diese kleine Liste soll Ihnen schon einmal helfen, einen Überblick zu bekommen:

Zeiterfassungsgerät T940

Lieferumfang Zeiterfassungsgerät T940

  • Zeiterfassungsgerät
  • Montagematerial, eventuell Montageplatte, VESA oder andere je nach Gerät
  • Netzteil
  • Kabel und Adapter
  • Werkzeug (falls speziellesWerkzeug notwendig)
  • Software (falls elektronische Auswertung gewünscht)
  • Transponder, Magnetkarten oder Chipkarten (falls einer dieser Leser verbaut ist)

Zu den einzelnen Punkten:

Das Zeiterfassungsgerät ist sicherlich der Grund für den Kauf und somit selbstverständlich. Bei den restlichen Punkten kommt es allerdings nicht selten zu Überraschungen.

Montage

Hat das Erfassungsgerät keine eigene Montagevorrichtung, so sind auf der Rückseite oft Montagepunkte für eine VESA-Aufnahme vorhanden.
VESA ist ein etablierter Standard, welcher die Montage von Flachbildschirmen wie Fernseher, Monitore und andere erlaubt. Es gibt mehrere Standards, welche sich in dem Abstand der Montagebohrungen unterscheiden. Je nach Ausführung kostet eine VESA- Montagevorrichtung zwischen ca. 20,–€€ und 50,–€€, wobei die kleineren Standards schwer zu beschaffen sind. Gängige Abstände der Montagebohrungen sind 50mm/75mm/100mm.

Zur Montage ist eine Bohrschablone oder das Montageblech hilfreich, um die Löcher im korrekten Abstand anzuzeichnen. Notwendiges Montagematerial wie Dübel und Schrauben vervollständigen diesen Bereich.

Stromversorgung

Moderne Erfassungsgeräte werden heute mit externen Netzteilen an die Stromversorgung angeschlossen. Dies senkt die Kosten bei der Herstellung und beim Austausch eines defekten Netzteiles. Somit gehört ein Netzteil unbeding zum Lieferumfang.
Müssen Sie selbst für Ersatz sorgen, so achten Sie auf die Steckerbelegung und Grösse, Gleich- oder Wechselstrom und die richtige Voltzahl! Knackpunkt ist oft der Durchmesser des Steckers. Hier sind gängige Grössen der Hohlstecker 2,1mm und 2,5mm. Leider wird oft auf die Angabe dieses Merkmals verzichtet so dass ein Fehlkauf vorprogrammiert ist.

Datenanschluss

T940 Netzwerk 250

Netzwerkanschluss Zeiterfassungsgerät

Bei einem seriellen Anschluß via RS232 sollte ein passendes Anschlußkabel dabei sein in mindestens 2m Länge. Da der Anschluß mit max. 12m Länge nicht so viele Varianten zulässt sollten Sie schon bei Auftragserteilung die richtige Länge mitbestellen. Wird das Terminal mit einer Partyline (Bustechnik) angeschlossen, so werden die Kabel vermutlich bauseits vorhanden sein oder von einer Fachkraft (Elektriker) verlegt. Wichtig in diesem Fall ist ein Konverter von RS485 (bzw. RS422) auf Ihren Anschluß am PC mit RS232.

Standard ist heute ein Netzwerkanschluß (TCP/IP). Hier wird meistens ein Patchkabel zwischen Gerät und Patchdose benötigt. Die Längen variieren stark, so dass Sie dieses Kabel selbst vorhalten müssen. In vielen Geräten wird automatisch erkannt, ob das Kabel gekreuzte Adern hat oder nicht. Diese Technik nennt sich MDI/MDI-X Selbsterkennung (oder auto crossover).
Haben Sie ein Zeiterfassungsgerät mit Zutrittskontrolle erworben, so gehören noch einige spezielle Kabel (und eventuell Stecker) zum Gerät. Mindestens benötigen Sie ein Kabel zum Anschluß des Motorschlosses. Wird der geschlossene Zustand der Tür überwacht, so ist hierfür ein weiteres Kabel notwendig. Taster und Alarm sind bei einigen Geräten möglich, so das gegebenenfalls auch diese Kabel zum Lieferumfang gehören.

Werkzeug

Beim Werkzeug wird vom Hersteller vorausgesetzt, dass Schraubenzieher und anderes vorhanden ist. Auch eine Bohrmaschine wird man aus Kostengründen nicht beilegen. Werden spezielle Handwerkzeuge benötigt wie Schraubenzieher für Sternschrauben, Inbus und ähnliche, so sollten diese beiliegen.

Software

Heutige Erfassungsgeräte für Arbeitszeiten und Zutritt werden selten als “Stand alone” Gerät verkauft, sondern verfügen über einen Anschluß zu einem PC. Um nun diese Geräte einzurichten und auszulesen benötigen Sie eine passende Software. Minimal (und immer wünschenswert) wäre ein Webserver auf den Geräten, wobei Sie dann die Aufgaben wie auslesen und löschen der Buchungen manuell auslösen müssen.
Idealerweise erhalten Sie eine Kommunikationssoftware, welche die Aufgaben manuell und automatisiert erledigt. Achten Sie also darauf, dass die Software zum Lieferumfang gehört und nicht teuer nachgekauft werden muß.

Ausweise

Zum Schluß kommen wir noch zu den Ausweisen Ihrer Mitarbeiter. Die gängigen Techniken sind Magnetkarten oder Transponder, in einigen Fällen auch Chipkarten. Da die Anzahl der Mitarbeiter dem Anbieter nicht bekannt ist, werden die Geräte gern ohne  Ausweise oder mit einer geringen Stückzahl angeboten. Die Ausweise können Sie in den meisten Fällen zusätzlich bestellen. Sorgen Sie für ausreichend Bestand, da die Techniken recht unterschiedlich sind und passende Ausweise später schwer zu besorgen sein können. Notieren Sie sich Format und Technik!

Empfehlungen:
Berührungslose Technik (RFID oder Transponder genannt) ist bei Karten oder Schlüsselanhängern vorzuziehen. Chipkarten oder Magnetkarten können verschmutzen.
Haben Sie sich für ein Fingerprintterminal entschieden, so sollte zusätzlich ein Transponderleser verbaut sein. Verschmutzungen der Finger oder der Leseeinheit, Kälte oder Sonnenlicht können das Leseergebnis beeinträchtigen. Der Transponderleser ist also eine Sicherung gegen Ausfälle.

So, dass soll es erst einmal gewesen sein zum Thema Hardwarekauf und Lieferumfang. Wem noch etwas einfällt, immer fleissig schreiben! Die GeBITtech freut sich immer über Kommentare.

Weitere Informationen zu Zeiterfassungsgeräten:
Erkennungstechnik für Zeiterfassungsgeräte
Zeiterfassungsgerät T940
Zeiterfassungsageräte der GeBITtech

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