Mindestlohn – Zeiterfassung

Mindestlohn: Die Dokumentationspflicht in der Zeiterfassung

Schon im letzten Jahr wurde einiges an Staub aufgewirbelt mit dem neuen Gesetz für geringfügig Beschäftige (Minijobbber siehe unsere Beiträge Juni und Dezember 2014).
Nun wird mit dem Mindestlohngesetz der nächste Schritt eingeleitet und wieder entstehen einige Unsicherheiten über die Konsequenzen und Auswirkungen.

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Mindestlohn

Komplettsystem Zeiterfassung

Zeiterfassungssystem zur Dokumentation der Arbeitszeiten

Ab 01.01.2015 haben grundsätzlich alle abhängig Beschäftigten einen Anspruch auf 8,50 € brutto je Arbeitsstunde. Grundlage ist das Mindestlohngesetz (MiLoG) welches wiederum Bestandteil des Gesetzes zur Tarifautonomie ist.
Auf diesen Anspruch kann der Arbeitnehmer nicht verzichten, alle Absprachen hierzu wären ungültig. Der Mindestlohn gilt auch für geringfügig Beschäftigte, kurzfristig Beschäftigte oder Teilzeitbeschäftigte.
Brutto bedeutet, dass von diesem Lohn noch die Sozialabgaben (Arbeitnehmeranteil), Steuern und andere Pflichtabgaben abgezogen werden.

Als Obergrenze für die der Kontrolle unterliegenden Einkommen (und somit für die Pflicht zur Zeiterfassung) wurden 2.958,– € festgelegt. Dies entspricht einer Arbeitsleistung von 348Std. a 8,50€. Wer glaubt, dass solche Arbeitsleistung realitätsfremd sind, liegt leider falsch. Zum Beipiel bei Erntehelfern, im Baugewerbe und im Fischfang kommen saisonalbedingt mitunter recht erstauliche Arbeitszeiten zusammen.

Nachweis der Arbeitszeiten

Um den Stundenlohn überhaupt berechnen zu können ist es notwendig, die Arbeitszeiten des Mitarbeiters festzuhalten und bei Bedarf auch nachweisen zu können. Grundlage ist natürlich die Nettoarbeitszeit, also nach Abzug der Pausen, Raucherpausen und Unterbrechungen, allerdings mit Dienstgängen, Bereitschaftszeiten und ähnlichen Arbeitszeiten. Auf Verlangen ist dieser Nachweis vorzulegen (Zoll), die Dokumente müssen für einen Zeitraum von mindestens drei Jahren archiviert werden.
Über die Form des Nachweises bzw. die Art der Erfassung existieren keine Vorschriften. Nachvollziehbar erfassen müssen Sie den Beginn und das Ende der Arbeitszeit sowie die Summe der Arbeitszeit, also abzüglich der Pausen.
Sie können durchaus einen Papiervordruck, eine Tabellenkalkulation oder eine Stempelkarte nutzen. Vorteil ist natürlich, wenn die Aufzeichnungen festen nachvollziehbaren Berechnungen unterliegen.

Mindestlohngesetz und Arbeitzeiterfassung: Konsequenzen in der Praxis

Die Vorbereitungen in den Behörden laufen. Einige Fundstellen im Internet berichten von geplanten Neueinstellungen beim Zoll in den nächsten Jahren. Zwischen 1.600 und 2.500 neue Mitarbeiter sollen die Kontrollen sicherstellen.
Allerdings wird der Zoll wohl erst ab März 2015 richtig aktiv. Bis dahin müssen alle betroffenen Unternehmen den neuen Mindestlohn gezahlt haben. Schon beim ersten Einkauf der täglichen Brötchen im neuen Jahr 2015 waren die Auswirkungen des MiLoG zu spüren: Preiserhöhungen von ca. 10% scheinen hier die Regel, in unserem Umfeld ist uns gar ein Fall von satten 19,8% bekannt.
Es steht zu erwarten, dass die im § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannten Unternehmen von den verstärkten Kontrollen besonders betroffen sein werden (siehe in unserem Beitrag Minijobber). Um dem erhöhten Aufwand bei der Erfassung der Arbeitszeiten zu begegnen empfiehlt sich eine elektronisches Zeiterfassungssystem, zum Beispiel eine der von uns angebotenen Lösungen zur Arbeitszeiterfassung.

Mindestlohn übersichtlich

Hier finden Sie übersichtlich aufgelistet die zu beachtenden Eckpunkte in der Zeiterfassung durch das neue Mindestlohngesetz:

1. Was ist zu Erfassen, zu Dokumentieren
– Arbeitsbeginn
– Arbeitsende
– Summe der Nettoarbeitszeit

Ausnahme:
Außendienstmitarbeiter, Fahrer und andere Angestellte die Ihre Arbeitszeit hauptsächlich außerhalb des Unternehmens erbringen. Hier ist zur Vereinfachung der Dokumentation nur die Angabe der Nettoarbeitssumme zu erfassen.

2. Wie wird der Mindestlohn berechnet:
Die Nettoarbeitszeit wird mit dem Mindestlohn multipliziert, also mit 8,50€. Die Summe stellt den Bruttolohn dar.
Zuschläge für Überstunden werden beim Mindestlohn nicht berücksichtigt! Ebenso gilt die Arbeitnehmersparzulage nicht als Lohn bei der Berechnung.
Das BAG hat schon 2012 in einer Voranfrage an die EU klären lassen, dass die Umsetzung nicht gegen EU- Recht verstößt.

Beispiel Arbeitskraft 40 Std. je Woche:
40 (Std) * 4,35 (Wochen je Monat) * 8,50 € = 1.479,– €

Daraus ergibt sich die Berechnung für Minijobber (geringfügig Beschäftigte):
450,– (€ max. je Monat) / 8,50  = 52:56 Std:Min je Monat

oder (minutengenau)

146(Min. tgl.) * 5 (Tage je Woche) * 4,35 ~ 3175 (Min gesamt) / 60 ~52,92 * 8,5 ~ 449,80€

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Elektronische Arbeitszeiterfassung, eine gute Lösung

Zeiterfassung zum Mindestlohngesetz und Minijobber

Arbeitszeiterfassung GeBITtime

In beiden Fällen, also der Dokumentationspflicht bei geringfügig Beschäftigten ebenso wie beim Mindestlohngesetz empfiehlt sich eine Arbeitszeiterfassung per Zeiterfassungsterminal und eine Auswertung über eine Software auf Ihrem PC. Die Zeiterfassungsgeräte verfügen meistens über einen Transponderleser oder Fingerabdruckleser zur Identifikation des Mitarbeiters sowie über einen Offlinespeicher zur Sicherung der Daten bei Netzausfall oder Stromschwankungen.
Die Software bewertet die Daten, zieht Pausen nach festen Vorgaben ab und stellt die Ergebnisse als Monatsabrechnung zur Verfügung. Betrachten Sie die Vorteile so stellen Sie sicherlich fest, dass sich die einmalige Ausgabe für ein Komplettsystem schnell amortisiert.

Für Ihre Entscheidungsfindung haben wir Ihnen hier noch einmal einige Links zu unseren Berichten sowie den online verfügbaren Text des Gesetzes beigefügt. Gern stehen wir auch beratend zur Verfügung:

GeBITtech Zeiterfassung
Tel.: 05352-947 588 5
Mail: info@GeBITtech.de

Wichtig: Unsere Leistungen sind keine Rechtsberatung! Hierfür fehlt uns die Qualifikation.

Weiterführende Links:

Zeiterfassung in Hotel und Gastronomie
Entscheidungshilfen für Zeiterfassungssysteme
Technik für Zeiterfassungsgeräte
MindestLohnGesetz (MiLoG)Komplettsysteme Zeiterfassung

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